Términos y Condiciones del servicio

Estos Términos y Condiciones (el “Contrato”) regulan el servicio de software por suscripción prestado por Galmia SpA (“Galmia”), individualizada en la página de Información legal, a la empresa que crea una cuenta (la “Empresa suscriptora” o el “Cliente”).

El Contrato se acepta mediante una acción afirmativa expresa (casilla de aceptación) en el registro. Puedes leer, guardar o imprimir este documento en cualquier momento desde esta página; tras el registro te enviamos un correo de confirmación con los enlaces. El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad, que forma parte de este Contrato.

1. El servicio

Galmia provee una plataforma de gestión y agendamiento con IA conversacional que capta, responde, agenda, confirma, pide reseñas y reactiva clientes, operando principalmente por WhatsApp y chat web. Las prestaciones, límites y canales incluidos en cada plan son los publicados en galmia.ai/planes al momento de contratar.

• Puesta en marcha y migración. Los plazos publicados en el sitio (por ejemplo, operación en menos de 48 horas hábiles o migración de datos en torno a 7 días) son estimaciones de mejor esfuerzo: dependen de que el Cliente entregue oportunamente la información de su negocio y, cuando corresponde, de aprobaciones de terceros como Meta.
• Dependencia de terceros. Partes del servicio dependen de plataformas de terceros (Meta/WhatsApp, proveedores de pago, modelos de IA, hosting). Galmia no controla ni garantiza la disponibilidad, aprobaciones ni cambios de políticas de esos terceros.
• Disponibilidad. Galmia opera con el objetivo de mantener el servicio disponible de forma continua y aplica prácticas razonables de la industria (monitoreo, respaldos, mantenimiento). No se garantiza un nivel de servicio (SLA) específico en los planes estándar; los planes Enterprise pueden pactar condiciones particulares por escrito.

2. Cuenta y registro

La cuenta debe crearla una persona con facultades para obligar a la Empresa suscriptora. El Cliente se obliga a entregar información veraz y a mantener la confidencialidad de sus credenciales. Antes de crear la cuenta, el flujo de registro permite revisar y corregir los datos ingresados. Galmia conserva registro de la versión de estos términos aceptada, la fecha y el origen de la aceptación.

3. Prueba gratuita

Los planes self-service incluyen una prueba gratuita de 14 días con acceso completo al plan elegido, sin registrar tarjeta ni medio de pago. La prueba no genera ningún cobro automático: al terminar, si el Cliente no contrata un plan de pago, el servicio se suspende y se aplica el régimen de retención de datos de la cláusula 7. Solo se cobra cuando el Cliente contrata expresamente un plan desde su panel.

4. Precios, pagos y facturación

• Precio. El precio del plan es el publicado en galmia.ai/planes al contratar. Los precios se muestran en pesos chilenos, netos y con su total con IVA (19%) incluido.
• Ciclo y renovación. La suscripción es mensual y se renueva automáticamente por períodos iguales, cobrándose al inicio de cada ciclo a través del medio de pago registrado (Mercado Pago o Flow), hasta que el Cliente la cancele. El primer cobro se realiza al contratar.
• Cupos y packs. Cada plan incluye un cupo mensual de conversaciones. Si se supera, el servicio sigue operando y el Cliente puede comprar packs adicionales de conversaciones desde su panel, como cargo único al precio publicado en /planes.
• Costos de terceros. Cuando el plan opera con un número propio del Cliente, las tarifas por mensaje de Meta/WhatsApp se pagan directamente a Meta, al costo y sin recargo de Galmia.
• Documento tributario. Galmia emite documentos tributarios electrónicos por cada cobro y los envía al correo de la cuenta. Para factura, el Cliente debe mantener sus datos de facturación al día en el panel o solicitarla a contacto@galmia.ai.
• Mora. El no pago del ciclo faculta a Galmia para suspender el servicio conforme a la cláusula 7, previa notificación.

5. Cambios de plan, cancelación y reembolsos

• Sin permanencia. El Cliente puede subir de plan (efecto inmediato, con prorrateo), bajar de plan (efecto al ciclo siguiente) o cancelar en cualquier momento, sin multa ni penalización.
• Cancelación. Se solicita desde el panel o escribiendo a contacto@galmia.ai. El servicio permanece activo hasta el término del ciclo mensual ya pagado; no se generan nuevos cobros desde la cancelación.
• Reembolsos. Los períodos ya iniciados no se reembolsan proporcionalmente, sin perjuicio de los derechos que la ley otorga al Cliente cuando el servicio no se preste conforme a lo contratado. Si un cobro resulta duplicado o erróneo, Galmia lo devuelve íntegramente.
• Derecho de retracto. Conforme al artículo 3° bis de la Ley 19.496, y considerando que el servicio ofrece una prueba gratuita de 14 días que permite evaluarlo íntegramente antes de pagar y que la prestación comienza de inmediato con el consentimiento del Cliente, el derecho de retracto queda expresamente excluido en la contratación de los planes. Esta exclusión no afecta la facultad de cancelar sin permanencia descrita en esta cláusula.

6. Soporte y reclamos

El soporte se entrega por WhatsApp y correo en horario hábil de Chile (lunes a viernes). Los canales, tiempos de respuesta referenciales y el procedimiento de reclamos están publicados en la página de Contacto y reclamos. Los reclamos se responden dentro de 10 días hábiles.

7. Suspensión, retención y salida de datos

• Suspensión por falta de pago. En caso de mora, Galmia puede suspender temporalmente la IA conversacional y el acceso al panel.
• Portabilidad. La suspensión o el término no afectan el derecho a la portabilidad: el Cliente puede solicitar la exportación de su base de datos (clientes, citas) en formato electrónico estructurado y de uso común (CSV/JSON), que se entrega en un plazo máximo de 15 días hábiles.
• Retención y eliminación. Galmia conserva la información por 90 días corridos desde la suspensión o término. Durante ese plazo el Cliente puede pedir el bloqueo de los datos; transcurrido el plazo, se eliminan definitivamente o se anonimizan de forma irreversible.

8. Datos personales y roles

Respecto de los datos de los clientes finales de la Empresa suscriptora (nombres, teléfonos, citas, conversaciones), la Empresa suscriptora actúa como responsable del tratamiento y Galmia como encargado, tratándolos solo por cuenta y bajo instrucciones de aquella para prestar el servicio. Respecto de los datos de la cuenta del propio Cliente (identificación, contacto, facturación, uso de la plataforma), Galmia actúa como responsable. El detalle — finalidades, conservación, subencargados, transferencias y ejercicio de derechos — está en la Política de Privacidad.

La Empresa suscriptora, como responsable de los datos de sus clientes finales, se obliga a:

• Contar con una base de licitud (como el consentimiento libre, específico, inequívoco e informado) para el tratamiento de los datos de sus clientes finales, incluyendo su procesamiento por Galmia como encargado.
• Informar a sus clientes finales el uso de sistemas automatizados de IA en la gestión de comunicaciones.
• Atender oportunamente las solicitudes de derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo) de sus clientes finales; Galmia colaborará con lo que corresponda como encargado.
• No usar la plataforma para enviar comunicaciones no consentidas ni contrarias a la ley o a las políticas de Meta/WhatsApp.

9. Propiedad intelectual

• La plataforma, su software, marcas, diseños y documentación son de propiedad de Galmia o de sus licenciantes. El Cliente recibe una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el servicio mientras la suscripción esté vigente.
• Los datos, contenidos y bases de clientes que el Cliente carga o genera en la plataforma son y siguen siendo del Cliente. Galmia solo los usa para prestar el servicio, conforme a la cláusula 8.
• El Cliente garantiza contar con los derechos sobre los contenidos que cargue (textos, fotos, logos) y es responsable de su licitud.

10. Responsabilidad

• El servicio automatiza comunicaciones y agenda, pero la relación con los clientes finales — incluida la prestación de los servicios del negocio y sus obligaciones profesionales o sanitarias — es exclusiva de la Empresa suscriptora.
• Galmia no responde por interrupciones o fallas atribuibles a terceros (Meta/WhatsApp, proveedores de pago, conectividad) ni por caso fortuito o fuerza mayor.
• La responsabilidad total de Galmia por daños derivados de este Contrato se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente en los 3 meses anteriores al hecho que la origina, salvo dolo o culpa grave, y sin perjuicio de los derechos irrenunciables que establece la ley.

11. Seguridad y brechas

Galmia aplica protección de datos desde el diseño y por defecto, con medidas técnicas y organizativas para resguardar la confidencialidad e integridad de la información. Ante una vulneración de seguridad que afecte significativamente los datos, Galmia notificará al Cliente y a la autoridad competente de forma expedita.

12. Modificaciones y ley aplicable

Las modificaciones sustanciales de este Contrato o de los precios se notificarán al correo de la cuenta con al menos 15 días de antelación; si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entren en vigencia sin costo adicional. Este Contrato se rige por las leyes de la República de Chile y cualquier controversia será sometida a los tribunales de Santiago, sin perjuicio de las normas de competencia de la Ley 19.496.